Nuestra tercera entrega de recomendaciones y sugerencias para la elaboración de informes de sostenibilidad, entra en detalle frente a la recolección de los datos necesarios para la memoria y a la asignación de responsabilidades.
- Estructura: A partir del estándar o guía seleccionado para elaborar el informe, es importante establecer una estructura de temas que refleje las características de la empresa, su estilo de gestión y particularmente haga énfasis en aquellas que la diferencian de otras organizaciones. La estructura debe ofrecer un hilo conductor entre los temas, que permita una lectura coherente.
- Listado de informantes: Los temas incluidos en la estructura deben incluirse de forma concertada con las diferentes áreas, a fin de involucrar a los diferentes miembros del equipo en el proceso y obtener la información más relevante de la organización. El listado debe estar actualizado e incluir los datos completos (cargo, teléfono, extensión, correo electrónico, e información a entregar).
- Formatos de recolección de la información: Diseñe formatos que le permitan recolectar ordenadamente los datos necesarios para la elaboración del informe. Estos formatos deben ser claros, concretos y muy específicos en solicitar lo que se quiere reportar. Es importante establecer un instructivo para el diligenciamiento de los formatos y un acompañamiento permanente para la resolución de dudas.
- Reunión de Sensibilización: Esta reunión es clave para involucrar a las diferentes áreas y miembros de la organización, porque en ella se explicará el objetivo del ejercicio de reporte, las razones por las cuales la organización realizará esta actividad y la importancia de la participación y aporte de cada persona. Garantice la asistencia de la totalidad de los informantes y entregue los formatos de recolección, estableciendo sesiones pedagógicas para explicar su uso, la forma en la cual se va a desarrollar el apoyo para los responsables de los datos y las fechas de entrega.
En una próxima entrada continuaremos con nuestra serie de recomendaciones para la elaboración de informes de RSE.
