Recomendaciones y sugerencias para la elaboración de informes RSE

Nuestra tercera entrega de recomendaciones y sugerencias para la elaboración de informes de sostenibilidad, entra en detalle frente a la recolección de los datos necesarios para la memoria y a la asignación de responsabilidades. 

- Estructura: A partir del estándar o guía seleccionado para elaborar el informe, es importante establecer una estructura de temas que refleje las características de la empresa, su estilo de gestión y particularmente haga énfasis en aquellas que la diferencian de otras organizaciones. La estructura debe ofrecer un hilo conductor entre los temas, que permita una lectura coherente.  

  

- Listado de informantes: Los temas incluidos en la estructura deben incluirse de forma concertada con las diferentes áreas, a fin de involucrar a los diferentes miembros del equipo en el proceso y obtener la información más relevante de la organización. El listado debe estar actualizado e incluir los datos completos (cargo, teléfono, extensión,  correo electrónico, e información a entregar).

- Formatos de recolección de la información: Diseñe formatos que le permitan recolectar ordenadamente los datos necesarios para la elaboración del informe. Estos formatos deben ser claros, concretos y muy específicos en solicitar lo que se quiere reportar.  Es importante establecer un instructivo para el diligenciamiento de los formatos y un acompañamiento permanente para la resolución de dudas. 

- Reunión de Sensibilización: Esta reunión es clave para involucrar a las diferentes áreas y miembros de la organización, porque en ella se explicará el objetivo del ejercicio de reporte, las razones por las cuales la organización realizará esta actividad y la importancia de la participación y aporte de cada persona. Garantice la asistencia de la totalidad de los informantes y entregue los formatos de recolección, estableciendo sesiones pedagógicas para explicar su uso, la forma en la cual se va a desarrollar el apoyo para los responsables de los datos y las fechas de entrega. 

En una próxima entrada continuaremos con nuestra serie de recomendaciones para la elaboración de informes de RSE.

Elaboración de Informes de Responsabilidad Social

En la mañana de hoy realizamos el taller sobre la elaboración de informes de responsabilidad social, espacio en el cual el equipo de CREO presentó sus recomendaciones para lograr un ejercicio de rendición de cuentas satisfactorio, tanto para la organización reportante como para sus grupos de interés. 

En esta segunda entrega continuamos planteando algunas de estas recomendaciones, con el ánimo de invitar a la conversación y al intercambio de experiencias en torno a este tema. 

- Objetivo: Defina cuál es el propósito de hacer un informe de RS. Haga una reflexión interna sobre lo que la organización espera lograr con la elaboración de la memoria y plantee los beneficios que se pueden obtener con el ejercicio, así como las acciones y procesos que deberá emprender el equipo de trabajo. Identifique un responsable del tema, defina el período de elaboración y verifique sí requiere apoyo externo de un consultor o experto en el tema. 

- Materialidad: En este proceso es fundamental seleccionar los asuntos que van a ser incluidos en el informe y escoger la metodología a través de la cual se van a elegir. Sí es la primera vez que la organización va a elaborar un informe, lo recomendable es que haga una reflexión interna al respecto y que implemente un modelo de relacionamiento con sus grupos de interés para los ejercicios posteriores, a través del cual identificar los asuntos importantes para sus audiencias interesadas. 

- Estándares e indicadores: De la amplia oferta de estándares, guías e indicadores que miden diversos aspectos de la gestión de la sostenibilidad, es importante seleccionar el que mejor se ajuste a la situación actual de la organización, de esta forma el proceso de elaboración del informe será más enriquecedor  y productivo. Algunos de estos instrumentos incluyen grados de aplicación, los cuales son útiles para evolucionar en el proceso ya que, en un primer reporte, no se cuenta con información o procesos de medición para cubrir todos los indicadores de una guía como la G3 del Global Reporting Initiative GRI. 

Los invitamos a participar con sus comentarios, preguntas y sugerencias en este blog. En el próximo post continuaremos con las recomendaciones de CREO para la elaboración de informes de responsabilidad social.

Recomendaciones para la elaboración de Informes de Responsabilidad Social

Una reciente nota publicada en la página web Diario Responsable , mostraba la inconformidad de un importante grupo de grandes inversores institucionales, frente a los informes de responsabilidad social elaborados por algunas empresas, a través de una carta en la cual se califica a estos documentos como inadecuados.

La iniciativa liderada por Aviva Investor destacaba que "los mercados están dirigidos por la información y una falta de la misma en materia de responsabilidad social hace difícil tomar decisiones a largo plazo.”

Esta acción es evidencia de la importancia no sólo de los informes de responsabilidad social, sino de la necesidad manifiesta de información veraz sobre el desempeño económico, social y ambiental de las empresas, de un grupo de interés particularmente influyente para las organizaciones, los inversionistas, pero que de paso nos recuerda que todas las audiencias de las organizaciones están demandando la misma calidad de información.

Hoy ofrecemos una primera entrega de recomendaciones recopiladas por el equipo de CREO sobre la elaboración de los informes de responsabilidad social, que posteriormente ampliaremos en un documento más extenso sobre el tema, las cuales compartimos con el ánimo de generar una reflexión sobre la calidad de los documentos que las empresas están generando como instrumento de rendición de cuentas. 

- Compromiso: Una vez tomada la decisión de elaborar un informe de sostenibilidad es esencial que haya un consenso, emanado de la alta dirigencia, sobre la importancia y la necesidad del mismo, de forma que el proceso sea lo más ágil posible y no se perciba como una carga extra.

- Liderazgo: Es clave que se designe a una persona que lidere todo el desarrollo. Esta persona debe estar al tanto de la información recopilada, saber en qué está el reporte, movilizar a la gente necesaria dentro de la organización, gestionar las entrevistas y reuniones necesarias y en general hacerse cargo de las necesidades que surjan.

- Planeación: Es necesario analizar las características de la organización, la inclusión de información, la definición del formato y todas las necesidades que existen frente al informe de sostenibilidad.

- Especificidad: Los informes de sostenibilidad pueden ser muy genéricos, casi todas las empresas podrían usar las mismas frases para hablar de sus asuntos; para evitar caer en generalidades hay que hablar de lo que hace única cada gestión, buscando plasmar lo que significa cada ámbito o grupo de interés para la labor de la organización.

Continuará

1. http://www.diarioresponsable.com/index.php?option=com_content&view=article&id=13155&Itemid=9

Bienvenidos

CREO y su Observatorio de RSE han creado este blog para materializar su propósito de fomentar e incentivar la construcción de conocimiento, a través del diálogo y del debate, y con el ánimo de compartir las opiniones, posturas e ideas que surgen cotidianamente entre su equipo de trabajo.

Con este espacio de intercambio de conceptos, el Observatorio de RSE aspira a contribuir a la promoción de la responsabilidad, la sostenibilidad y la ética, mediante la publicación de artículos y comentarios que reflejen los aprendizajes adquiridos por el equipo de CREO, en el acompañamiento a las organizaciones y en la creación de herramientas para el fortalecimiento de la gestión socialmente responsable.

Los invitamos a nutrir este espacio con sus comentarios, a compartir sus opiniones y a participar en el debate sobre los temas que nos inspiran y que nos orientan a crear juntos, entornos sostenibles.